5 Herramientas de trabajo en equipo y cómo mejoran la productividad de nuestra empresa

• 9 julio, 2019
• Prestigia
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Las herramientas de trabajo en equipo, son un gran añadido para cualquier empresa que requiera de tareas de colaboración entre sus empleados, aunque estén a kilómetros de distancia.

La premisa de salida de la gestión colaborativa de proyectos, a nivel digital, la resumía muy bien Albert Fabregat en la entrevista que ahí le hicimos: “La transformación digital debe empezar desde dentro”. Desde dentro estas herramientas de trabajo en equipo nos ayudarán a identificar prioridades y a reducir en tiempo la ejecución de las tareas internas.

Por otro lado, también reducimos tiempo en comunicación. Estas herramientas de trabajo pueden, en algún caso, reducir el envío de emails con infinitas versiones de un mismo documento o evitar excesivas llamadas de seguimiento.

Estas son, bajo nuestro criterio, las mejores herramientas de trabajo en equipo. La mayoría tienen un funcionamiento muy simple, para facilitar la organización de las tareas.

Las 5 mejores herramientas de trabajo en equipo

Trello

Trello se presenta como una app de organización colaborativa. En esta aplicación puedes organizar proyectos empresariales por listas dentro del escritorio (board), adjuntar documentos o archivos audiovisuales y separarlo todo utilizando etiquetas de colores, que representan a cada integrante del equipo o departamento.

Las tareas son separadas en columnas y, dentro de estas columnas están etiquetadas, así, cada empleado puede ver las tareas que le pertocan y organizarlas por diferentes estados: ‘Por hacer’, ‘En proceso’, ‘Hecho’.

Todo el board de Trello es editable, es decir, podemos editar el nombre de las columnas, la posición, el color de las etiquetas,etc.

Slack

Esta herramienta de trabajo en equipo es un poco más compleja que Trello. Slack está organizado por canales, cada canal puede ser un equipo, un proyecto, un departamento, etc.

Esta aplicación permite conectar otras herramientas que ya utiliza tu empresa, como Gsuite o Dropbox, para así poder compartir archivos directamente. Entre otras funciones, destaca la de poder realizar llamadas internas a miembros del equipo, dentro de la aplicación.

Podemos encontrar una demostración de Slack, para ver cómo funciona, en su propia página web.

Monday

Esta herramienta de trabajo en equipo, facilita la realización de tareas colaborativas y mejora la visibilidad del estado de los proyectos de la empresa. La vista principal está configurada por boards totalmente modulables (en el caso de Monday en formato de hojas de cálculo), donde separar las tareas por filas.

A diferencia de las demás herramientas, permite escoger a sus usuarios el tipo de vista que desean utilizar para trabajar, pudiendo utilizar: vista Calendario, vista Kanban, vista Timeline, entre otras.

En su página web el equipo de Monday proporciona una serie de template boards para buscar la plantilla que más encaje con tu proyecto o equipo de trabajo.

Teamwork

Teamwork no solo es un project management software, nos encontramos, ante un conjunto de herramientas de trabajo en equipo para empresas. Dentro de Teamwork Product Suite, encontramos: Projects, Desk, Chat, Spaces y CRM.

Projects, la herramienta de gestión de proyectos en equipo, utiliza un escritorio principal donde asignar tareas a cada miembro del equipo, para llevar a cabo los proyectos de la empresa. Esta aplicación, permite compartir archivos directamente de aplicaciones externas como Gsuite o Microsoft Office. También permite conectar nuestra cuenta de Hubspot para preparar en equipo las campañas de márketing del proyecto.

Ofrecen en su propia página web un apartado de Webinars, para que puedas aprender a utilizar todos sus productos de forma profesional.

Asana

Asana funciona en formato columnas y timeline. Las tareas se van añadiendo en una línea de tiempo etiquetadas por cada miembro del equipo y, pueden conectarse entre ellas. Es la herramienta de trabajo en equipo perfecta para ceñirse a los plazos de entrega.

Una vez fijadas y etiquetadas las tareas del proyecto, Asana, nos permite modificar los plazos a medida que vayamos avanzando en la ejecución de estas. Como punto fuerte, tenemos la posibilidad de importar un archivo CSV directamente a la herramienta para crear cronogramas en ella.

Disponemos en la página web corporativa de un apartado de templates, donde escoger la plantilla que más se adapta a nuestro proyecto o empresa.

¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos colaborativos?

Cada herramienta de gestión de proyecto tiene su punto fuerte, que la hace diferente a las demás. Para escoger una de estas herramientas de trabajo en equipo, lo mejor es probar y quedarte con la que más se adapte a tu proyecto.

Todas las herramientas de las que hemos hablado, si no tienen una versión gratuita, tienen por lo menos un mes de prueba para trastear y profundizar en sus principales funciones.

Estas aplicaciones pueden ser de gran ayuda para mejorar los timings en entregas de proyectos o, la comunicación interna entre personal de la empresa. El hecho de compartir documentos e información en tiempo real, ayuda a mantener el proyecto bien organizado y actualizado.

Y tú, ¿utilizas aplicaciones de gestión de proyectos en tu empresa?, ¿conocías alguna de estas herramientas de trabajo en equipo?, ¿utilizas algún organizador de tareas en tu empresa?.

Recuerda, utilizar herramientas de trabajo en equipo ayuda a reducir el tiempo de ejecución de tareas internas. Si tienes alguna duda sobre aplicaciones de gestión de proyectos, puedes dejar un comentario o, si lo prefieres, aquí estamos para ayudarte para que tú puedas seguir dedicándote a tu negocio 🙂