Intranets para empresas con Google Sites

• 10 octubre, 2008
• Prestigia
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Uno de los problemas que suelen tener las empresas es la gestión de la comunicación interna. Son tantos los esfuerzos necesarios para lograr una comunicación externa favorable a la reputación de la compañía, que se acaban limitando las energías y recursos dedicados a la comunicación con los empleados y entre los empleados.

En este artículo vamos a plantear una buena manera de solventar esta falta de inversión económica y temporal: la creación de una Intranet a través de la nueva aplicación de Google: Google Sites¹.

FÁCIL DE USAR

El principal motivo que nos mueve a recomendar el uso de esta nueva herramienta de Google como intranet corporativa, es que permite la creación de páginas web sencillas sin tener conocimientos de HTML y sin suponer ningún incremento del presupuesto. Además, no necesita de instalación ni de mantenimiento de ningún tipo de software o hardware y su facilidad de uso permite que su actualización sea mucho más constante, por lo que su utilidad también aumenta.

Crear un Site de Google es muy sencillo, lo primero que recomiendo hacer es crear una cuenta de Google Apps (aunque se puede crear igualmente un Site, las aplicaciones de Google son muy útiles para las empresas) y escoger la opción ‘Empresas y empleados’, una vez allí debemos ir al enlace ‘Edición equipos’ e introducir la dirección de correo electrónico de la empresa. Después de esto ya podemos empezar a crear la nueva página web.

Su funcionamiento es muy sencillo ya que se basa en el principio colaborativo de las wikis, y permite que cualquiera (si el administrador así lo permite) añada y modifique cualquier elemento, ya sea texto, páginas o documentos de descarga. Esto es muy útil sobre todo para aquellos trabajos en los que la colaboración y la comunicación entre miembros son fundamentales.

En el caso de que la colaboración sea a nivel de discusión entre los miembros de un equipo, el elemento que más puede facilitar esta tarea es ‘Announcements’, un componente de Google Sites que permite que cualquier miembro publique un post y sea luego comentado por los demás miembros. Esta función se puede unir a la de listar el estado de las tareas junto con el nombre del responsable y así se puede hacer un rápido seguimiento de los proyectos en curso. Además, para agilizar las consultas puntuales entre miembros también es muy útil la utilización del dispositivo de mensajería instantánea.

Otro modo de trabajar colaborativamente a través de Google Sites es la utilización del bloc de notas al que se puede acceder y trabajar desde la propia Intranet, o los documentos del ya conocido Google Docs que, aunque para trabajar sobre ellos es necesario abrir una nueva ventana, sí permite consultar el nombre y la fecha de su última modificación desde la misma intranet. Es cierto que existen aplicaciones con muchísimas más capacidades que Google Docs o su bloc de notas, sin embargo, contar con ellas en la intranet es de gran utilidad sobre todo a la hora de facilitar el acceso a la información desde un único sitio.

A parte de la simplificación del trabajo colaborativo, la utilización de Google Sites como intranet, tiene otras ventajas, ya que permite incluir cualquier Gadget de Google. Entre los más útiles en este caso destacamos: videos de YouTube, álbumes de Picasa, presentaciones con diapositivas u hojas de cálculo. Además, la página puede incluir el Google Calendar con las fechas más relevantes de la empresa (al que cada uno puede añadir otras de su interés combinando calendarios), de este modo se evita la avalancha de correos electrónicos que inundan los buzones personales con distintos actos.

PERSONALIZABLE

En cuanto a la apariencia de la página, también es personalizable, pues permite incluir el logo de la empresa y los colores corporativos. Además, aunque el funcionamiento de Google Sites se basa en unos elementos preestablecidos que facilitan en gran medida su uso, casi todo es modificable y se puede organizar según mejor convenga al propietario. Esta personalización no es un añadido más a las funciones de esta nueva herramienta de Google, sino que supone un punto esencial. A este respecto, el director de Google Enterprise en la Península Ibérica puntualiza que “con Google Sites, cualquiera puede crear una página web y personalizarla en cuestión de minutos invitando a otras personas a colaborar en el proceso. Lo que estamos haciendo es añadir a la web, literalmente, un botón para poder editar”.

Además, después de los primeros meses de rodaje, Google ha incluido algunas características que se le echaban en falta: autoguardado mientras se está editando, elección del nombre de las páginas en las URL, posibilidad de añadir enlaces en las páginas y elección de la página principal que se quiera usar al acceder a la página principal.

MEJORA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

Como hemos visto, la creación de una intranet a partir de esta herramienta de Google ofrece infinitas posibilidades, por lo que se puede adaptar perfectamente a las necesidades de cada empresa. Es cierto que aún presenta varias limitaciones, pero sin duda la correcta utilización de Google Sites puede suponer una gran mejora de las comunicaciones internas sin un incremento del presupuesto².

¹ Google Sites aparece después de 16 meses de desarrollo y como consecuencia de la adquisición de Jotspot en octubre de 2007.

² Google Sites es un servicio gratuito hasta los 100MB de espacio que, aunque no sea demasiado, puede ser suficiente si tenemos en cuenta que muchas de sus herramientas permiten hacer accesibles Vídeos, imágenes, documentos, etc. sin tener que cargar la propia intranet