La guía definitiva de G Suite para PYMEs

• 24 marzo, 2020
• Prestigia
• sin comentarios

El uso de G Suite como herramienta de colaboración a distancia, puede ser de gran ayuda en tiempos de confinamiento como el que estamos viviendo actualmente prácticamente en todo el mundo. Pero G Suite no es solo para utilizar cuando hay que realizar tareas a distancia, pues son muchas las empresas que como Prestigia, utilizan este conjunto de herramientas de Google para contrastar documentos en tiempo real, concertar reuniones con clientes o partners y mandar y recibir sus correos electrónicos de trabajo diarios.

El verano pasado te mostramos en nuestro blog un artículo sobre las 5 Herramientas de trabajo en equipo y cómo mejoran la productividad de nuestra empresa. Hoy escribimos sobre el servicio All-in-one de Google, no solo capaz de mejorar la productividad y la colaboración interna de tu empresa, sino también la seguridad del espacio compartido entre trabajadores.

¿Qué productos incluye G Suite?

Dentro de G Suite podrás encontrar todas las aplicaciones para empresas ofrecidas por Google, que puedes separar según su función en apps para conectar, crear, acceder y controlar.

Aplicaciones de Google para conectar

• Gmail: Correo electrónico personalizado (@tuempresa.com), sin anuncios y con el doble de almacenamiento que una cuenta gratuita de Gmail. Compatible con la mayoría de clientes de correo electrónico de escritorio como Outlook o el Mail de Apple.
• Calendar: La herramienta de G Suite para organizar eventos, tareas y planificar el trabajo en equipo. Ideal para que puedas concertar reuniones en equipo, marcar timelines de proyectos o conocer cuál es la disponibilidad de tus compañeros de trabajo. Se integra fácilmente con las aplicaciones de calendario de iOS y Android.
• Hangouts Chat: ‘El Whatsapp de los equipos de trabajo’. Esta Google app permite que te comuniques de manera instantánea y eficiente con tus grupos de trabajo o departamentos de la empresa. Como todas las aplicaciones de G Suite, esta totalmente integrada con las demás herramientas, permitiéndote así compartir documentos, eventos, reuniones o videollamadas con los demás integrantes del equipo.
• Hangouts Meet: Hangouts Meet te permite realizar videoconferencias con clientes, mimebros de tu equipo o partners de tu empresa. En Prestigia programamos reuniones a través de Google Calendar, creando así un enlace que dirige a una sala de reuniones virtual privada. Puedes encontrar la App Hangouts Meet en iOS y Android para poder asistir a tus reuniones estés donde estés.

Aplicaciones de G Suite para crear

• Documentos: En el procesador de textos de la familia Google, podrás crear y editar documentos en equipo de manera simultánea. ‘Documentos’ incluye un chat, la función de añadir notas o comentarios para ir resolviendo dudas en tiempo real con tus compañeros de trabajo y un historial de revisiones para hacer seguimiento de los cambios realizados en el documento.
• Hojas de cálculo: Esta es la herramienta de gestión de datos numéricos de G Suite, con la que podrás realizar cálculos, estadísticas, gráficos, etc. Es totalmente compatible con otras hojas de cálculo como Excel, por lo tanto te permite trabajar con personas externas a la empresa que no utilicen G Suite para gestionar su día a día. Como ‘Documentos’, también te permite el trabajo en equipo en tiempo real e incluye un chat para ir resolviendo dudas en tiempo real.
• Formularios: Una herramienta para que puedas generar de manera simple formularios o encuestas y recopilar los resultados de manera automática.
• Presentaciones: El espacio dentro de G Suite para generar presentaciones en equipo y a tiempo real. Una gran herramienta para crear diseños atractivos para mostrar en un futuro a tus clientes.
• Keep: Google Keep es la aplicación de G Suite para guardar y compartir notas importantes sobre tus proyectos de trabajo. Esta herramienta es muy útil para elaborar Brainstormings grupales, compartir imágenes o notas de audio. Permite escoger el color de cada una de las notas para clasificarlas por proyectos o departamentos.

Aplicaciones de G Suite para acceder la información y documentos de tu empresa

• Drive: La nube de archivos dentro de Google. Segura y eficaz. Creando carpetas para cada departamento, proyecto o proceso, Google Drive te ayuda a ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos, archivos o presentaciones. En función de la edición que utilice tu empresa de G suite tendrás almacenamiento limitado o ilimitado.
• Cloud Search: Un lugar para buscarlos a todos. Esta herramienta incluida en G Suite te ayuda a localizar gracias a palabras clave un email, un documento, una presentación, un evento, un pdf… En definitiva, puedes buscar todo lo almacenado en cualquier aplicación de G Suite.

¿Qué beneficios aporta a tu empresa?

Como comentábamos al principio son muchas las empresas que como Prestigia utilizan G Suite para gestionar su trabajo en el día a día, pues utilizar un servicio de cloud computing centralizado te puede ayudar a reducir:

• Tiempos de trabajo: Se estima que un trabajador suele utilizar 67 minutos diarios dentro de su jornada de trabajo para buscar y encontrar documentos, ya sea de forma física o de manera digital (mensajes de correo electrónico, carpetas dentro del ordenador, en ordenadores de compañeros de trabajo…).
• Costes: Los tres planes de precios de G Suite van de los 4,68€/usuario al mes a los 23€/usuario al mes. Ahorras en hardware y software, pudiendo destacar que todas las aplicaciones incluidas en G Suite son multiplataforma, es decir, se pueden instalar también en teléfonos móviles y tablets.
• Costes en seguridad: G Suite te permite configurar de una manera muy sencilla la seguridad de las cuentas de tus empleados. En este apartado puede ser de tu utilidad repasar nuestros consejos para mejorar la ciberseguridad de tu pyme publicados en el blog de Prestigia Seguridad.

Y tú, ¿Utilizas G Suite en tu empresa?, ¿Has utilizado alguna de estas aplicaciones de Google?, ¿Utilizas algún servicio de Cloud Computing?, ¿Conocías todas las apps de Google incluidas en G Suite?

Recuerda, utilizar herramientas de Cloud Computing centralizadas como G Suite puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero en tu empresa. Si tienes alguna duda sobre cómo configurar G Suite en tu pyme, puedes dejar un comentario o, si lo prefieres, aquí estamos para ayudarte para que tú puedas seguir dedicándote a tu negocio 🙂